Chọn đồ nội thất phù hợp quan trọng không kém gì việc chọn lựa đúng nơi bạn đặt văn phòng. Nó không chỉ quan trọng trong việc tạo nền tảng, đồng thời còn có ảnh hưởng mạnh tới việc cải thiện năng suất làm việc văn phòng, thu hút các ứng viên tiềm năng, xây dựng độ tin cậy đối với các đối tác. Thế nhưng một sự thật phũ phàng sẽ đi cùng với bạn, bạn thường hay bị sai vài điểm nào đó trong kế hoạch lựa chọn mua sắm nội thất. Tham khảo 6 sai lầm thường thấy sau đây trước khi bắt đầu làm công việc dễ mà khó này.

1. Bạn chọn chi phí sai lầm

Đa phần việc sai lầm này nằm ở các startup (khởi nghiệp). Bạn hiểu rằng, khi khởi nghiệp, tài chính là bài toán khó giải. Bởi thế mỗi khoản chi tiêu của bạn cần phải được cân nhắc một cách khéo léo để tránh bị lãng phí. Các điểm quan trọng trong việc chọn chi phí:
- Cân nhắc tổng chi phí cho nội thất trong bức tranh tài chính tổng quan
- Hoạch định chi tiết cho các nội thất quan trọng.
- Xem xét phương án lựa chọn các nội thất có thể giảm thiểu chi phí, nhưng đáp ứng tốt nhu cầu.

Có rất nhiều khởi nghiệp vì những quan điểm sai lầm trong định hướng giữa nhu cầu - tài chính đã chọn lựa nội thất thừa, hoặc các nội thất đắt tiền không cần thiết chỉ nhằm thỏa mãn niềm kiêu hãnh bản thân.
Bây giờ hãy giả sử bạn cần mua 6 chiếc ghế cho phòng kinh doanh, bạn sẽ chọn ghế thế nào? 10 triệu hay 6 triệu?
- Không gian để kê đặt.
- Nhu cầu, yếu tố sức khỏe cho người sử dụng.
- Độ bền.
- Thẩm mỹ.
- Chất liệu.

2. Sai lầm về nhu cầu nội thất văn phòng

Văn phòng của bạn nhỏ, thiên hướng về làm việc nhóm liên tục, cần sự trao đổi ngay lập tức, nhân viên sử dụng các thiết bị di động, laptop để làm việc là chính, nhưng bạn lại sử dụng phương án chọn nội thất là bàn làm việc tách rời, cách xa nhau, vừa tốn không gian, vừa không thuận tiện, chi phí cũng đắt hơn so với việc bạn chọn bàn họp có thể đáp ứng được đủ số lượng người ngồi.

Hãy nhớ rằng, nhân viên sẽ ngồi và làm việc nhiều nhất trong ngày, vì vậy cần phải có ghế và bàn làm việc thoải mái nhưng cần phù hợp. Trên thị trường bây giờ, bàn, ghế văn phòng tiện dụng, thông minh đã trở thành một xu hướng, chúng được thiết kế dựa trên các tiêu chí sức khỏe, hiệu năng công việc. Với rất nhiều sản phẩm, bạn có thể mua một ở một mức giá phải chăng mà vẫn đảm bảo tốt nhu cầu của công ty.

Ngoài ghế và bàn, bạn cũng có thể mua đồ nội thất khác và trang trí nội thất của bạn tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn. Bạn đang hướng đến một bầu không khí quán cà phê mà nhân viên có thể dễ dàng liên lạc và hợp tác với nhau? Mua một cái bàn lớn và vài cái ghế. Bạn sẽ cảm thấy cần lưu trữ, hãy chọn những cái tủ nhỏ để họ đặt tài liệu, vật dụng!

Sai lầm đa phần của bạn là thay vì biến văn phòng thành môi trường công việc, đảm bảo được nét văn hóa công sở theo văn hóa công ty, bạn đang cố biến nó thành một không gian trưng bày ý tưởng của bạn mà thường là không mấy thuận lợi cho công việc.

3. Nội thất văn phòng không có tính linh hoạt, chức năng kém

Văn phòng của bạn là không gian cho việc nghiên cứu số liệu, với các giấy tờ của mỗi nhân viên cần lưu trữ, nhưng chỉ có bàn không có hộc mở rộng, chiếc ghế ngồi đơn bạc??? Vì sao không sử dụng bàn có tủ đi kèm, hoặc hộc tủ di động để tiện lưu trữ tại chỗ. 

Văn phòng của bạn hầu hết là các sales với cường độ lớn, họ phải ngồi hàng giờ, hàng giờ bên cạnh máy tính, điện thoại, vì sao không chọn những bàn làm việc theo dạng module với không gian dưới chân rộng rãi để họ có thể thoải mái tạo tâm lý tốt trong tiếp khách hàng. Hay ghế ngồi vì sao không chọn các ghế xoay có khả năng di chuyển mà lại chọn ghế chân tĩnh chết dí tại chỗ khiến cho nhân viên mệt mỏi, giảm hiệu suất và tinh thần làm việc? Việc văn phòng sử dụng các đồ nội thất không có tính đa chức năng, không có linh hoạt, sẽ khiến cho công việc bị hạn chế, nhân viên kém tinh thần hơn rất nhiều. Đó cũng là một loại rủi ro mà đáng lẽ bạn hoàn toàn có thể khắc phục được.

4. Chọn sai kích thước nội thất văn phòng

Đa phần các văn phòng không quá rộng, nên việc chọn lựa các món nội thất phù hợp không gian thường bị sai. Văn phòng trở nên chật hẹp, bạn hay nhân viên không tiện đi lại, không gian di chuyện hạn chế khi bạn chọn những bàn làm việc hay ghế văn phòng, tủ tài liệu quá lớn.
Hoặc giả bạn chọn các bàn làm việc tách rời, kê liền nhau để tối đa hóa không gian, nhưng bạn lại quên mất, bây giờ người ta có thể làm những khối bàn liền để tối đa hóa công việc nhóm, tối đa hóa không gian sử dụng.

Những tính toán kích thước nội thất để tối đa hóa không gian văn phòng cần phải dựa trên các mục tiêu về nhân sự, khả năng mở rộng, đặc thù công việc, và nên đưa các thứ đó cho các đối tác nội thất có kinh nghiệm setup văn phòng, thảo luận với họ, thay vì bỏ thời gian ra mày mò, để cái tôi quá lớn, nhất quyết theo ý mình mà dẫn đến sai lầm.

5. Sai lầm về các giá trị thẩm mỹ và thương hiệu

Thường thường, các khởi nghiệp hay chọn sai về thẩm mỹ như màu sắc. Bạn cần tạo ra một không gian văn phòng tăng cường sự sáng tạo, tạo ra năng lượng nhưng bạn lại chọn màu yêu thích là màu có sắc tối thay vì màu cam. Bạn đang cần tạo ra một văn phòng mang tính yên bình, loại bỏ những khôn ranh,vặt vãnh, thay vì chọn gam màu thuộc nhóm xanh da trời, bạn lại chọn nhóm màu đen trắng để... cá tính văn phòng làm việc. Hoặc là, một văn phòng có sự pha trộn màu sắc tạo sự sinh động, nhưng kết hợp các màu xung đột có thể gây ra những phiền muộn, mệt mỏi cho bạn cùng các nhân viên khác trong công ty.

Rõ ràng ở đây khi chúng ta không có nhiều kiến thức, không có nền tảng về tâm lý học màu sắc, tốt nhất, hãy nhờ tư vấn, hoặc bỏ thời gian gia tăng kiến thức trước khi chọn lựa nội thất sao cho phù hợp với văn phòng nhất.

Về thương hiệu, thì trong thiết kế và chọn các món nội thất, nếu như bạn đã xác định được sứ mệnh, văn hóa tạo nên thương hiệu sau này, hãy nghiên cứu thật kỹ lưỡng để tạo ra những nét đặc thù cho riêng văn phòng của mình, tạo cái nhìn khác biệt cho đối tác và nhân viên thay vì việc đi lên mạng hoặc tìm kiếm một văn phòng nào đó, có biểu hiện gần giống với không gian văn phòng, mảng nghề, rồi "sao chép" thiết kế. Bạn giống họ, vậy thương hiệu bạn ở đâu? Nó không phản ánh bất cứ thứ gì gợi nhớ về thương hiệu công ty của bạn cả. Vô nghĩa vô cùng.

6. Sai lầm về chất liệu nội thất và yếu tố vệ sinh

Tôi từng tới trung tâm dạy về tiếp thị trực tuyến. Khôn gian văn phòng của họ thường sử dụng cho các khóa học của học viên. Nhưng "thật kỳ diệu" họ sử dụng bàn chân sắt tĩnh điện với mặt bàn làm bằng gỗ finger được phủ lớp sơn PU mỏng manh, thập chí không đều. Mà bạn biết rồi đấy, khi chúng ta đi học, nhiều khi chúng ta có những "ám động" như bút viết ra bàn, cào cấu mặt bàn, và rất hay để ý cái mặt bàn xem nó có cái gì hay ho không?

Hậu quả là, mặt bàn nhiều điểm bị xước, bụi bẩn bám vào lau không hết. Không lẽ bạn lại báo cho bên cung cấp nội thất, vác nội thất ra sửa chữa, sơn quét lại??? Rắc rối, tốn thời gian, gián đoạn công việc.
Cùng là bàn chân sắt như vậy, vì sao không lựa chọn các thiết kế chất liệu sử dụng bề mặt Melamine, sẽ sạch sẽ hơn, vệ sinh dễ dàng, tạo ra không gian sạch sẽ thoải mái, không gây ra các bệnh văn phòng đáng tiếc do thiếu vệ sinh mà đôi khi bạn không lường hết được.

Bây giờ thì bạn thấy rồi đấy, việc lựa chọn nội thất cho văn phòng làm việc thực ra không dễ dàng. Đây chỉ là 6 sai lầm thường thấy, còn rất nhiều những sai lầm khác có thể xảy ra như lựa chọn sai đối tác, lựa chọn sai mục tiêu... Chúng như những loại rủi ro trong quản trị doanh nghiệp. Bạn hãy đầu tư thời gian một cách nghiêm túc để nghiên cứu, tạo ra giải pháp tốt nhất. Nếu quá đau đầu, hãy lựa chọn các công ty chuyên nghiệp về nội thất, xin họ tư vấn một cách chân thành. Tin rằng bạn sẽ có được văn phòng hoàn hảo để bắt đầu cho trận chiến kinh doanh khốc liệt. Còn bây giờ, khi đã hết đau đầu sau những gợi ý trên, vì sao bạn không tự thưởng cho mình một ly trà, cafe hay cái gì đại loại như thế, rồi chia sẻ giúp tôi bài viết này cho những người thân yêu của bạn?